1.Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gminny Ośrodek Kultury w Werbkowicach zwany dalej Administratorem. Administrator prowadzi operacje przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.

2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych – iTen adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..

3. Zawsze kierujemy się zasadą minimalizacji pozyskiwanych danych osobowych. Oznacza to, że przetwarzamy w każdym przypadku tylko te dane, które są nam niezbędne, adekwatnie do celu przetwarzania.
a) możemy zatem przetwarzać Twoje dane w celach związanych z celach organizacyjnych, zgodnie z zasadą, która stanowi, iż przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest niezbędne w celu realizacji umowy i wiąże się z podjęciem działań także przed jej zawarciem. Co znaczy, że wszelkiego rodzaju dane osobowe przetwarzane podczas wykonywania czynności poprzedzających umowę będą podlegały także tej właśnie przesłance legalizującej. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest art. 6 ust.1 lit. a, b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych ( zgoda osoby oraz przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy).
b) będziemy mogli przetwarzać Twoje dane osobowe zgodnie z udzieloną zgodą, np. w celu rozpowszechniania wizerunku. Pamiętaj, że wizerunek osoby stanowi, co do zasady dane osobowe, o ile umożliwia identyfikację konkretnej osoby fizycznej, stąd zawsze w takiej sytuacji będziemy pytać Cię o zgodę. Dane osobowe będziemy przetwarzać wówczas na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych). Zgoda, którą będziesz mógł wyrazić będzie zawsze osobnym oświadczeniem woli tak by była ona udzielona w zgodzie z przepisami RODO.
c) z racji faktu, że jako instytucja prowadząca działalność gospodarczą prowadzimy księgi rachunkowe spoczywają na nas także obowiązki podatkowe (wystawiamy rachunki, faktury oraz inne dokumenty księgowe za wykonane przez nas usługi). W tym przypadku będziemy także zobligowani do przetwarzania danych osobowych w zgodzie z art. 6 ust.1 lit. c Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
d) często będziemy się z Tobą kontaktować po prostu pod podanym przez Ciebie numerem telefonu, adresem e-mail czy też tradycyjnie wysyłając korespondencję listowną. Będzie to miało miejsce w przypadku potwierdzenia terminu świadczonej usługi bądź jej zmiany, przypomnieniu o realizacji usługi czy przekazaniu typowej informacji związanej z Naszą obopólną współpracą. Zaliczymy do tego także drobne sprawy życia codziennego, które wpływają na zapewnienie Ci odpowiedniego poziomu świadczonych usług, gdyż jest to dla nas sprawa priorytetowa. Wówczas powołamy się na przesłankę wynikającą z art. 6 ust.1 lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą).
e) jako administrator danych będący jednocześnie instytucją świadczącą odpłatne usługi mamy prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej. Jeśli już do takiej sytuacji dojdzie wówczas będziemy mieli prawo przetwarzać ujawnione przez Ciebie dane osobowe na gruncie przepisów RODO zawartych w art. 6 ust.1 lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą).

4. Będziemy przetwarzać dane:
a) na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
b) jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach windykacyjnych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego;
c) jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów np. rozpowszechniania wizerunku, konkursu i w wielu innych wypadkach, kiedy o tą zgodę poprosimy, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania zgody;
d) po zrealizowaniu celu pierwotnego, dla którego zostały zebrane (np. realizacja umowy), o jakim była mowa wcześniej (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy), dane będą przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi oraz przez okres niezbędny dla obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec nas, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem okresów przedawnienia roszczeń́ określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa. 

5. Jako podmiot publiczny dbamy o poufność Twoich danych.  Będziemy mogli je udostępnić również podmiotom, z którymi zawarliśmy umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO. W szczególności może tu dojść do powierzenia danych dostawcom rozwiązań technologicznych (dostawcy usług teleinformatycznych), organizacyjnych (firmy zajmujące się obsługą przewozu towarów i osób, usługi wsparcie logistycznego przy organizacji konkursów, imprez itp.). Jeśli będziesz chciał uzyskać bardziej szczegółowe informacje nt. zakresów świadczenia usług przez podmioty przetwarzające dane, zawsze możesz skontaktować się w tym celu z Inspektorem ochrony danych bądź innym pracownikiem Administratora danych. Będziemy także mogli udostępnić Twoje dane osobowe innym podmiotom współpracującym z nami w celu zapewniania ciągłości działań zwłaszcza w przypadku organizowania dodatkowych imprez, zajęć bądź innego rodzaju usług, których świadczenie nie odbywa się w sposób ciągły, ale także podmiotom ubezpieczeniowym, bankom czy serwisom płatności elektronicznej. Ponadto dane osobowe mogą być udostępniane (pamiętaj, że zawsze robimy to zgodnie z prawem) zaufanym partnerom medialnym oraz organizacjom współpracującym przy organizacji oraz promocji wydarzeń, warsztatów, imprez, zajęć artystycznych. Będziemy także mogli udostępnić Twoje dane podmiotom działającym w sferze obsługi prawnej oraz windykacyjnej tj. kancelarie prawne, firmy windykacyjne itp., kiedy będziemy zmuszeni do dochodzenia swoich roszczeń. 

6. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Tobie prawo dostępu do treści danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, przenoszenia do odrębnego Administratora. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przysługuje dodatkowo Tobie prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem oraz prawo do wniesienia sprzeciwu w związku z przetwarzaniem danych. Możesz w tym celu skorzystać zarówno z komunikacji elektronicznej, telefonicznej, listownej jak i zgłaszając się osobiście do naszej siedziby. 

7. Podanie danych zawsze jest dobrowolne, jednakże często konieczne, aby móc zawrzeć z nami umowę, skorzystać z naszych usług czy po prostu móc kontaktować się z nami. Jeżeli jednak będziemy chcieli świadczyć Tobie dodatkowe usługi to zawsze zapytamy o zgodę a brak jej udzielenia nie spowoduje przetwarzania danych w celu chociażby realizacji umowy na korzystanie z usług administratora. Traktujemy Twoją zgodę, jako dobrowolne, świadome, jednoznaczne oświadczenie woli, które w każdej chwili może być wycofane. 

8. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Przetwarzamy je bowiem zarówno w wersji papierowej jak i wielokrotnie w systemach informatycznych. Nie wiąże się to jednak z automatycznym podejmowaniem decyzji w tym z profilowaniem.